“Het staat toch in de cloud, dus het is geback-upt.” Het is een van de meest gehoorde aannames in het mkb, en het is een van de duurste. Microsoft zorgt dat het platform blijft draaien, maar de gegevens die jij erin zet blijven jouw verantwoordelijkheid. Raakt een medewerker een mailmap kwijt, gaat er een SharePoint-site plat na een ransomware-aanval of verwijder je een account van iemand die uit dienst is, dan is Microsoft niet degene die je bestanden terughaalt. In dit artikel lees je hoelang Microsoft je data echt bewaart, wanneer je zonder Microsoft 365 back-up nat gaat en wat je eraan doet.
In het kort
- Microsoft back-upt jouw data niet. Microsoft garandeert beschikbaarheid van de dienst, jij bent verantwoordelijk voor je gegevens.
- Retentie is geen back-up. Permanent verwijderde mail is standaard na 14 dagen weg, de prullenbak van SharePoint en OneDrive leegt na 93 dagen.
- De meeste dataverliezen zijn menselijk. Per ongeluk verwijderen, een vertrokken medewerker of een gekaapt account, niet een storing bij Microsoft.
- Een back-up is goedkoper dan je denkt. PC Patrol biedt SaaS protection als aanvullende dienst bij Microsoft 365.
Het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel, in gewone taal
Microsoft werkt met wat ze het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel noemen. Klinkt ingewikkeld, maar het komt neer op een simpele grens: Microsoft is verantwoordelijk voor de wolk, jij voor wat je erin stopt.
Wat Microsoft wel doet
Microsoft houdt de datacenters draaiend, repliceert je gegevens over meerdere locaties en garandeert dat de dienst beschikbaar is. Valt er een schijf uit of ligt er een datacenter plat, dan merk jij daar niets van. Dat is uptime, en daar zijn ze goed in.
Wat jij zelf moet regelen
Replicatie is geen back-up. Als een bestand wordt verwijderd, versleuteld of overschreven, dan wordt die verwijdering netjes mee gerepliceerd naar alle kopieën. Microsoft kan niet zien of dat een fout was of bedoeld. Herstellen na menselijke fouten, ransomware of een kwaadwillende ex-medewerker valt onder jouw verantwoordelijkheid. Microsoft zegt dat overigens gewoon zelf: in hun servicevoorwaarden staat het advies om je content regelmatig zelf te back-uppen.
Hoelang bewaart Microsoft je gegevens echt?
Er zit wel een vangnet in Microsoft 365, maar het is korter en gatender dan de meeste ondernemers denken. Dit zijn de standaardtermijnen waar je in de praktijk mee te maken krijgt:
- Permanent verwijderde e-mail: belandt in de map Herstelbare items en blijft daar standaard 14 dagen staan. Een beheerder kan dat verhogen tot maximaal 30 dagen. Daarna is het definitief weg.
- Een verwijderde mailbox: blijft standaard 30 dagen herstelbaar nadat je het gebruikersaccount verwijdert.
- SharePoint en OneDrive: de prullenbak kent twee fases, maar in totaal is een bestand na 93 dagen definitief verdwenen.
- OneDrive van een vertrokken medewerker: wordt standaard 30 dagen bewaard nadat het account is verwijderd, tenzij je die termijn zelf hebt aangepast.
Zie je het probleem? Fouten worden zelden binnen twee weken ontdekt. Een klantmap die per ongeluk is leeggegooid, valt vaak pas maanden later op, precies op het moment dat je hem nodig hebt. En een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie vul je natuurlijk niet met een prullenbak van 93 dagen.
Vier scenario’s waarin je zonder back-up nat gaat
1. De medewerker die uit dienst gaat
Iemand vertrekt, je zegt netjes de licentie op om kosten te besparen, en 31 dagen later blijkt dat zijn OneDrive de enige plek was waar de offertes van dat ene grote project stonden. Dit is verreweg het meest voorkomende scenario dat we tegenkomen, en het is volledig te voorkomen.
2. Ransomware en gekaapte accounts
Een aanvaller die via phishing binnenkomt op een Microsoft 365-account kan bestanden versleutelen, mailregels aanpassen of complete mappen leeggooien. Die wijzigingen synchroniseren keurig door naar de cloud. Zonder een aparte kopie buiten je Microsoft-omgeving heb je niets om op terug te vallen. Goede toegangsregels helpen dit te voorkomen, zoals we beschrijven in onze gids over Microsoft 365 Conditional Access voor het mkb. Maar voorkomen is niet hetzelfde als herstellen.
3. De simpele menselijke fout
Een verkeerde synchronisatie, een map die iemand naar de prullenbak sleept, een Teams-kanaal dat wordt opgeruimd omdat “dat project toch klaar is”. Geen kwaad opzet, gewoon een drukke dinsdag. En als het na drie maanden opvalt, is het te laat.
4. Bewaarplicht en AVG
Voor je financiële administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Tegelijk moet je onder de AVG persoonsgegevens juist kunnen verwijderen als iemand daarom vraagt. Dat vraagt om gerichte controle over je data, en niet om een automatische prullenbak die alles op hetzelfde moment wist. Meer over die kant lees je in ons artikel over wat een datalek is en welke meldplicht je hebt.
Wat een goede Microsoft 365 back-up wel doet
Een echte back-up van Microsoft 365 is een aparte, onafhankelijke kopie van je gegevens. Waar je op moet letten:
- Volledige dekking. Niet alleen Exchange (e-mail, agenda, contacten), maar ook OneDrive, SharePoint en Teams.
- Automatisch en meerdere keren per dag. Een back-up die je handmatig moet starten, is een back-up die je vergeet.
- Lange bewaartermijn. Geen 93 dagen, maar jaren, zodat je ook bij een late ontdekking nog kunt herstellen.
- Granulair herstel. Eén e-mail of één bestand terugzetten, zonder dat je een hele mailbox hoeft te overschrijven.
- Buiten je Microsoft-tenant. Een back-up in dezelfde omgeving als je productiedata beschermt je niet tegen een gecompromitteerd beheerdersaccount.
- Data binnen de EU. Belangrijk voor je AVG-verantwoording en je verwerkersovereenkomst.
Wat kost een Microsoft 365 back-up?
Microsoft biedt sinds kort een eigen back-updienst binnen het beheercentrum, op basis van verbruik. De adviesprijs daarvan is 0,15 dollar per GB beschermde data per maand, omgerekend ongeveer 13 eurocent per GB per maand. Voor een klein team met een paar honderd gigabyte aan mail en bestanden praat je dan al snel over enkele tientjes per maand.
Bij PC Patrol regelen we dit met SaaS protection als aanvullende dienst op je Microsoft 365-pakket. Je krijgt één Nederlandse factuur en één aanspreekpunt, en wij richten de back-up in en houden hem in de gaten. Wil je weten wat het in jouw situatie kost, dan rekenen we het graag even door op basis van je aantal gebruikers en je datavolume.
Zet die kosten eens af tegen de andere kant van de rekening. Een week zonder toegang tot je e-mailarchief, een klantdossier dat je niet meer kunt reproduceren of een boete omdat je niet kunt aantonen wat er met persoonsgegevens is gebeurd. In ons artikel over het belang van back-ups maken gaan we dieper in op die afweging.
Zo pak je het deze week aan
- Breng in kaart wat waar staat. Welke data leeft in Exchange, welke in OneDrive, welke in SharePoint en Teams?
- Verhoog de standaardtermijnen. Zet de bewaartermijn voor verwijderde items van 14 naar 30 dagen. Gratis, en het koopt je tijd.
- Kies een back-upoplossing die buiten je tenant draait, met data binnen de EU.
- Test het herstel. Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een aanname. Plan een keer per jaar een testherstel, net zoals je dat doet in een goed disaster recovery plan.
- Leg het vast. Noteer wie wat back-upt en hoe lang je bewaart, zodat het klopt met je verwerkersovereenkomst.
Microsoft 365 met een back-up die wél klopt
Bij PC Patrol krijg je Microsoft 365 voor het mkb inclusief migratie, veilige inrichting met MFA en Nederlandstalige support. SaaS protection voor volledige back-ups bieden we aan als aanvullende dienst. Benieuwd wat bij jouw team past? Plan een vrijblijvend adviesgesprek, dan rekenen we het samen door.
Veelgestelde vragen over Microsoft 365 back-up
Maakt Microsoft dan helemaal geen back-up?
Microsoft repliceert je data over meerdere datacenters, zodat de dienst blijft draaien bij storingen. Dat beschermt tegen uitval van hardware, niet tegen verwijderen, versleutelen of overschrijven van jouw gegevens. Voor dat laatste heb je een echte back-up nodig.
Zijn retentiebeleid en bewaarlabels niet genoeg?
Retentie zorgt dat data een bepaalde periode niet verdwijnt. Dat is nuttig voor compliance, maar het geeft je geen versiegeschiedenis om na een aanval naar terug te rollen en het herstelt geen structuur. Retentie en back-up lossen verschillende problemen op.
Ik heb maar vijf medewerkers. Is dit overdreven?
Juist niet. Bij een klein team zit vaak veel kennis in een handjevol mailboxen, zonder dat er een tweede systeem is waar het ook staat. De impact van dataverlies is daar relatief het grootst, en de kosten van bescherming het laagst.
Blijft mijn data binnen de EU?
Dat is een terechte vraag om te stellen bij elke leverancier. Wij houden data binnen de EU en leggen dat vast in de verwerkersovereenkomst, zodat je het richting je eigen klanten kunt verantwoorden.
Conclusie: de cloud is geen back-up
Microsoft 365 is een uitstekend platform, en het draait vrijwel altijd. Maar het beschermt je niet tegen jezelf, je medewerkers of een aanvaller die met een geldig wachtwoord binnenkomt. De standaardtermijnen van 14, 30 en 93 dagen zijn een vangnet, geen archief. Regel een echte back-up, test het herstel, en leg vast hoe het werkt. Voor een paar tientjes per maand koop je de zekerheid dat één verkeerde klik geen bedrijfsprobleem wordt.
Wil je weten hoe jouw Microsoft 365-omgeving ervoor staat? Bekijk ons Microsoft 365-aanbod voor het mkb of plan een adviesgesprek. We kijken graag met je mee, van licentiekeuze tot een back-upstrategie die past bij je bedrijf.