Gedeelde mailbox: waarom zien collega's je verzonden mail niet?
Je antwoordt vanuit info@, maar je collega kan dat antwoord nergens vinden. De oorzaak kan in de opslaginstellingen van het gedeelde postvak zitten. Zo controleer je dat zonder meteen Outlook opnieuw te installeren.
Verzonden items uit een gedeelde mailbox staan standaard in de mailbox van de medewerker die ze verstuurt. Daardoor kan je collega een antwoord vanuit info@ missen, terwijl de klant het wel heeft ontvangen. In Microsoft 365 kan een beheerder instellen dat er ook een kopie in de gedeelde mailbox komt. Controleer eerst waar het bericht staat en vanuit welk adres je hebt verzonden.
Dit artikel gaat over een gedeeld postvak in Exchange Online, bijvoorbeeld info@ of administratie@. Een alias op je eigen mailbox of een doorstuuradres is iets anders. Controleer dus eerst of jullie adres werkelijk als gedeeld postvak is ingericht.
Zo herken je een opslagprobleem
Open je eigen map Verzonden items en zoek op onderwerp, ontvanger en verzendtijd. Vind je het antwoord daar, maar niet onder Verzonden items van info@? Dan past dat bij het standaardgedrag dat Microsoft beschrijft. Het ontbreken van de gedeelde kopie is op zichzelf geen bewijs dat de mail niet is bezorgd.
Controleer ook het Van-adres van het bericht. Heb je per ongeluk vanuit je persoonlijke adres geantwoord, dan lost een instelling op info@ dat niet op. Staat het bericht nog in Postvak UIT of kreeg je een foutmelding? Onderzoek dan eerst het verzenden. Een vinkje voor kopieën repareert geen vastgelopen bericht.
Kun je het bericht nergens vinden, kijk dan verder dan deze instelling. Noteer welke Outlook-versie je gebruikt en of het probleem ook in Outlook op het web optreedt. Zo kan je beheerder onderscheid maken tussen ontbrekende opslag en een app die bestaande berichten niet toont.
De beheerinstelling voor een gezamenlijke verzonden map
Laat iemand met de juiste beheerdersrechten deze instelling controleren. Deel daarvoor geen beheerderswachtwoord met het team.
- Open het Microsoft 365-beheercentrum en ga naar Teams & groepen, daarna Gedeelde postvakken.
- Selecteer het betreffende postvak. Controleer het volledige e-mailadres, vooral als je meerdere info- of administratieadressen hebt.
- Kies bij Verzonden items voor Bewerken.
- Schakel de kopie-optie in voor de verzendwijze die jullie gebruiken: verzenden als het postvak, verzenden namens het postvak, of beide als dat nodig is.
- Sla de wijziging op en test met een nieuw bericht.
De precieze benaming kan verschillen met de taal en versie van het beheercentrum. Microsoft beschrijft deze route in de documentatie over instellingen voor een gedeeld postvak.
Verzenden als en verzenden namens zijn afzonderlijke keuzes
Bij Verzenden als ziet de ontvanger het gedeelde adres als afzender. Bij Verzenden namens is zichtbaar dat een medewerker namens dat postvak heeft gemaild. Exchange kent voor deze verzendwijzen afzonderlijke instellingen om een kopie op te slaan. Alleen de ene inschakelen hoeft dus niet de andere verzendwijze af te dekken.
Verwar de kopie-instelling ook niet met een machtiging. Volledige toegang geeft iemand toegang tot de inhoud van een mailbox, maar geeft niet automatisch het recht om daaruit te verzenden. En een kopie bewaren geeft niemand nieuwe lees- of verzendrechten. Laat je beheerder beide onderdelen afzonderlijk controleren.
De technische parameters heten MessageCopyForSentAsEnabled en MessageCopyForSendOnBehalfEnabled. Microsoft noemt ze in de uitleg over ontbrekende verzonden items. Je hoeft hiervoor niet zelf met PowerShell te werken als de instelling in het beheercentrum beschikbaar is.
Test met twee collega's en een nieuw bericht
Een opgeslagen instelling is nog geen bewijs dat jullie dagelijkse werkwijze klopt. Voer daarom een korte controle uit met onschuldige testinhoud. Gebruik geen klantdossier als testbericht.
- Laat medewerker A een nieuw bericht versturen vanuit het gedeelde adres. Controleer het Van-adres voordat je verzendt.
- Laat medewerker B het gedeelde postvak openen en het bericht zoeken in de gedeelde map Verzonden items. Noteer onderwerp en verzendtijd.
- Controleer wat de ontvanger als afzender ziet. Zo test je tegelijk of de gebruikte verzendwijze de gewenste is.
- Herhaal de controle vanuit de apps waarmee jullie echt werken. Werkt het op het web wel en in één desktopapp niet, onderzoek dan die app voordat je de mailboxinstelling opnieuw wijzigt.
Test verzenden namens apart als jullie die mogelijkheid gebruiken. Ga er niet van uit dat één geslaagde test alle verzendwijzen en apparaten afdekt.
Reken er ook niet op dat deze wijziging oude antwoorden alsnog verzamelt. De kopie-instelling is bedoeld voor berichten die worden verzonden terwijl de instelling actief is. Bestaande berichten die alleen in persoonlijke mailboxen staan, vragen een aparte controle en zo nodig een afgesproken overdracht.
Nieuw Outlook en klassiek Outlook niet door elkaar halen
Op internet vind je ook oplossingen met de Windows-registerwaarde DelegateSentItemsStyle. Die aanpak is geen algemene oplossing voor iedere Outlook-versie. Microsoft schrijft expliciet dat voor nieuw Outlook alleen de methode via de mailboxinstelling van toepassing is.
Bij klassiek Outlook kunnen oude lokale instellingen daarnaast invloed hebben op waar kopieën terechtkomen. Microsoft beschrijft combinaties waarbij twee kopieën in het gedeelde postvak ontstaan. Laat je beheerder daarom controleren of er al een lokale registeraanpassing is gedaan. Voeg niet op iedere laptop een extra aanpassing toe voordat je weet wat er op de mailbox staat.
Zijn er dubbele berichten na de wijziging? Noteer vanuit welke app ze zijn verstuurd en laat de combinatie van lokale instellingen en mailboxinstellingen nakijken. Verwijder geen mailhistorie om het probleem tijdelijk uit beeld te krijgen.
Een gezamenlijke map is nog geen taakverdeling
Als iedereen verzonden antwoorden kan terugvinden, wordt overnemen van werk eenvoudiger. Je hebt daarmee nog niet vastgelegd wie een nieuwe aanvraag behandelt. Spreek af hoe je ziet dat een bericht in behandeling is en wie het overneemt bij afwezigheid. Een gedeelde mailbox voorkomt op zichzelf niet dat twee collega's tegelijk antwoorden.
Gebruik voor toegang de eigen accounts van je medewerkers. Daarmee blijft toegang per persoon te regelen. Hoe je die accounts beveiligt, staat in onze uitleg over MFA instellen in Microsoft 365. De opslaginstelling in dit artikel is geen vervanging voor accountbeveiliging.
Laat gericht naar je Microsoft 365-inrichting kijken
PC Patrol werkt sinds 2010 vanuit Someren en levert en beheert Microsoft 365. Op onze dienstpagina vind je wat we doen aan mailboxinrichting, beveiliging en ondersteuning. Stuur bij een vraag over ontbrekende verzonden items het gedeelde adres, je Outlook-versie en de uitkomst van de test mee. Laat wachtwoorden en vertrouwelijke mailinhoud weg.
Bekijk Microsoft 365 en de beschikbare licenties of vraag hulp bij je mailboxinrichting. Zo kan je vraag beginnen bij het concrete probleem, zonder dat je eerst een andere licentie of een nieuw mailprogramma hoeft te kiezen.
