Microsoft 365 migratie kosten: wat betaal je in 2026?

Wat kost een Microsoft 365 migratie?

Het inrichten van je tenant zit bij de dienst in. Het verhuizen van je bestaande mailboxen kost eenmalig € 50 voor maximaal drie mailboxen, en € 7,50 per mailbox daarboven. Daarnaast betaal je de licenties per gebruiker per maand, van 4,44 euro voor alleen zakelijke e-mail tot 24,72 euro voor Business Premium met Intune en Defender.

Artikel 8 van onze algemene voorwaarden regelt dat: een migratie is kosteloos, tenzij bij de dienst anders is vermeld of de omvang of complexiteit onevenredig veel werk vergt. Bij Microsoft 365 staat het tarief voor de mailboxen op de dienstpagina. Vergt jouw omgeving meer werk, dan hoor je het bedrag voordat we beginnen.

Waar de kosten van een overstap dan wel zitten

Er zijn vijf posten waar je bij een overstap naar Microsoft 365 rekening mee houdt. Twee ervan staan bij ons op nul. Voor je budget blijft het maandbedrag per gebruiker over, de eenmalige verhuizing van je mailboxen, en een back-up als je die erbij boekt.

Alle bedragen in dit artikel zijn exclusief btw; de licenties gelden per gebruiker per maand. Ze staan ook op de prijzenpagina, zodat je ze naast die van je huidige leverancier kunt leggen.

Licentiekosten per gebruiker per maand

Business Premium is het pakket dat in het mkb het vaakst wordt gekozen, omdat daar de beveiliging in zit waar cyberverzekeraars naar vragen. Of die meerprijs zich bij jouw teamomvang terugverdient, rekenen we door in ons stuk over of Business Premium de meerprijs waard is.

Rekenvoorbeeld voor acht medewerkers

Het verhuizen van acht bestaande mailboxen komt daar eenmalig bij: € 50 voor de eerste drie en vijf keer € 7,50, samen € 87,50.

De onderste regel is in de praktijk de verstandigste. Een buitendienstmedewerker die alleen mail en agenda op zijn telefoon gebruikt, heeft geen Intune nodig; de administratie die met persoonsgegevens en betalingen werkt wel. Iedereen op dezelfde licentie zetten omdat dat overzichtelijker oogt, kost in dit voorbeeld 54 euro per maand extra, voor functies die drie van de acht nooit openen.

Wat je per migratiescenario betaalt

Voordat je aan de verhuizing begint is de eerlijke vraag of je die stap wel nodig hebt. Draait je mail nu bij je hostingpakket en werkt dat prima, dan hoef je nergens heen; we hebben de afweging uitgeschreven in zakelijke e-mail bij je hosting of bij Microsoft 365. Wil je juist helemaal weg bij je huidige leverancier, kijk dan bij overstappen naar PC Patrol, want dan verhuist je website in dezelfde beweging mee.

Hoe een migratie verloopt

Voor een team van 5 tot 30 gebruikers zit er 1 tot 3 werkdagen migratiewerk in, verspreid over ongeveer een week. Je team merkt daar weinig van, want het zware werk loopt op de achtergrond door.

1. Intake en licentiekeuze. We tellen de mailboxen, aliassen en gedeelde postvakken, en bepalen wie welke licentie krijgt.
2. Tenant en domein. Je eigen omgeving binnen Microsoft wordt aangemaakt, je domein geverifieerd en de DNS-records gezet, inclusief SPF, DKIM en DMARC.
3. Gebruikers aanmaken. Een account per medewerker, distributielijsten voor adressen als info@ en sales@, gedeelde postvakken waar het past.
4. MX-records omzetten. Dit gebeurt op een gepland moment, vaak buiten kantoortijd. Vanaf dat moment komt nieuwe mail binnen op Microsoft 365.
5. Historische mail overzetten. Een mailbox van 5 GB is in een paar uur binnen, 30 GB kost een nacht. Ondertussen werkt iedereen gewoon door.
6. Werkplekken en uitleg. De Office-apps installeren zichzelf na de eerste aanmelding. Een half uur uitleg per team scheelt de meeste supportvragen in de eerste weken.

Werk je met Teams, plan dan meteen hoe je de kanalen indeelt voordat iedereen zijn eigen structuur bedenkt. Daar hebben we een apart stappenplan voor over Microsoft Teams uitrollen in je bedrijf.

Wat de prijsverhoging van juli 2026 met je tarief doet

Microsoft heeft zijn wereldwijde lijstprijzen per 1 juli 2026 aangepast. Die verhoging verschilt per licentie: Business Basic ging volgens de aangekondigde tarieven met ongeveer 16 procent omhoog en Business Standaard met ongeveer 12 procent, terwijl Business Premium ongewijzigd bleef.

De bedragen in de tabellen hierboven zijn de tarieven die nu bij ons gelden, dus die verhoging is er al in verwerkt. Je betaalt in euro's, op een Nederlandse factuur, zonder wisselkoersverrassingen halverwege het jaar.

Wat je na de migratie nog regelt

Microsoft 365 komt standaard uit de doos met instellingen die op consumenten zijn afgestemd. Die zet je op dag één recht, voordat de eerste phishingmail langskomt.

• Multifactorauthenticatie voor iedereen. Zonder uitzonderingen, en meteen, niet "als alles draait". Het kost ongeveer een half uur, zie MFA instellen in Microsoft 365.
• Outlook dichtzetten. Anti-phishing, safe links en safe attachments staan niet allemaal vanzelf goed. De volledige lijst staat in tien instellingen om je zakelijke mail dicht te zetten.
• Audit-logging aanzetten. Dit staat standaard uit. Zonder audit-logs kun je na een incident niet reconstrueren wat er is gebeurd.
• Extern delen beperken. Gebruikers kunnen OneDrive- en SharePoint-bestanden anders met iedereen op internet delen.
• Een offboardingprocedure afspreken. Wie vertrekt, moet ook uitgelogd worden op zijn privételefoon. De volgorde staat in de offboardingchecklist voor een vertrekkende medewerker.

Wil je weten wat die beveiligingslaag in totaal per medewerker kost, dan hebben we dat apart uitgerekend in wat e-mailbeveiliging in het mkb kost.

Back-up hoort er apart bij

Microsoft draait het platform, jij bent eigenaar van je data. Een verwijderd bericht blijft volgens Microsoft standaard 14 dagen bewaard en dat is per mailbox tot maximaal 30 dagen op te rekken; daarna is het weg. Point-in-time herstel van een hele mailbox van een half jaar geleden bestaat niet in Microsoft 365, en dat merk je pas op het moment dat je het nodig hebt.

Een losse back-up van je 365-data boek je bij ons bij. Wat Microsoft wel en niet bewaart, met de scenario's waarin dat misgaat, staat in waarom Microsoft je e-mail en bestanden niet voor je bewaart.

PC Patrol in cijfers

• Actief sinds 2010, gevestigd in Someren in Noord-Brabant
• EU-datacenter in Duitsland, met eigen hardware in eigen beheer
• Een beschikbaarheidsdoel van 99,8 procent op het gedeelde platform
• 085 130 8931, op werkdagen van 9 tot 17 uur
• Maandelijks opzegbaar, ook bij Microsoft 365
• Migratiegarantie en 30 dagen startgarantie, artikel 4 van de algemene voorwaarden
• Microsoft 365 vanaf 4,44 euro per gebruiker per maand

Veelgestelde vragen

Wat kost Microsoft 365 voor 5 gebruikers per maand?

Op Business Standaard betaal je 70,20 euro per maand voor vijf gebruikers, op Business Premium 123,60 euro, beide exclusief btw. Het verhuizen van vijf bestaande mailboxen kost daarnaast eenmalig € 65: € 50 voor de eerste drie en twee keer € 7,50.

Moet ik betalen voor het overzetten van oude e-mail?

Ja, eenmalig. We verhuizen bestaande mailboxen inclusief mappenstructuur, agenda en contacten voor € 50 bij maximaal drie mailboxen, en € 7,50 per mailbox daarboven. Vergt een omgeving door omvang of complexiteit onevenredig veel werk, dan maken we vooraf een prijsafspraak.

Hoe lang duurt een Microsoft 365 migratie?

Voor 5 tot 30 gebruikers reken je op 1 tot 3 werkdagen aan migratiewerk, verspreid over een week. Het omzetten van de DNS duurt enkele uren, daarna loopt de historische mail op de achtergrond binnen.

Kan ik beginnen met één licentie en later uitbreiden?

Ja. Licenties lopen per gebruiker per maand en je kunt op elk moment toevoegen of verwijderen. Er is geen minimumafname en geen vaste looptijd.

Staat mijn data in Europa?

Microsoft 365 slaat data voor Nederlandse zakelijke klanten standaard op in EU-datacenters. Onder de Amerikaanse Cloud Act kunnen autoriteiten alsnog toegang vragen bij Amerikaanse cloudaanbieders, ook als de servers in de EU staan. Weegt dat zwaar voor jou, lees dan onze gids over digitale soevereiniteit voor het Nederlandse mkb.

Wat als ik later weer weg wil?

Je data is van jou en gaat met dezelfde methode weer mee terug. Je zegt maandelijks op en binnen de eerste 30 dagen geldt de startgarantie, waarbij je je domein gewoon meeneemt.

Je migratie inplannen

Bekijk onze Microsoft 365-licenties voor het mkb met de prijzen per gebruiker, of bestel je licenties direct in de shop. Weet je nog niet wie welke licentie nodig heeft, bel dan 085 130 8931 of plan een adviesgesprek; we rekenen de opzet voor je team door voordat je iets afneemt.