Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium: welk pakket past bij jouw MKB?

Je zit in het bestelscherm van Microsoft 365 en er staan vier opties naast elkaar. Basic, Standaard, Premium, en ergens ook nog Exchange Online. Ze verschillen een paar euro per gebruiker per maand. Je hebt acht medewerkers, dus dat “paar euro” is ineens een paar honderd euro per jaar. En je hebt geen idee of je nou te weinig of te veel koopt.

Het eerlijke antwoord: voor de meeste MKB-bedrijven zonder eigen IT’er is Business Standaard het startpunt en Business Premium de verstandige keuze zodra je met vertrouwelijke klantgegevens werkt of je medewerkers op eigen laptops en telefoons inloggen. Basic is genoeg als je team echt volledig in de browser werkt. Hieronder lees je waarom, met concrete bedragen en een reden die sinds 1 juli 2026 zwaarder weegt dan daarvoor.

Het korte antwoord per pakket

• Exchange Online (Plan 1): alleen zakelijke e-mail, agenda en contacten op je eigen domein. Geen Office-apps, geen Teams, geen OneDrive. Bij PC Patrol 4,44 euro per gebruiker per maand.
• Business Basic: e-mail, Teams, SharePoint, 1 TB OneDrive en Word, Excel en PowerPoint in de browser. Geen programma’s op je laptop. 6,72 euro per gebruiker per maand.
• Business Standaard: alles uit Basic, plus de volledige desktop-versies van Word, Excel, Outlook en PowerPoint op maximaal vijf apparaten per gebruiker. 14,04 euro per gebruiker per maand.
• Business Premium: alles uit Standaard, plus Microsoft Defender for Business, Conditional Access en Intune-apparaatbeheer. 24,72 euro per gebruiker per maand, en het meest gekozen pakket.

Alle bedragen zijn exclusief btw en per maand opzegbaar. De volledige functievergelijking staat op onze pagina over Microsoft 365 voor het MKB.

Wat er op 1 juli 2026 veranderde (en waarom dat je keuze beïnvloedt)

Dit is het stuk dat de meeste vergelijkingsartikelen nog niet meenemen. Microsoft heeft per 1 juli 2026 de tarieven aangepast, maar niet voor alles evenveel. Business Basic ging er met ongeveer 16 procent op vooruit en Business Standaard met ongeveer 12 procent. Business Premium bleef gelijk.

Het gevolg is opvallend: het prijsverschil tussen Standaard en Premium is kleiner geworden, zonder dat er iets aan Premium zelf veranderd is. Premium was jarenlang het pakket waarvan ondernemers zeiden “mooi, maar te duur voor ons”. Dat argument is per 1 juli meetbaar zwakker geworden.

Twee dingen om te weten voordat je van je factuur schrikt. De nieuwe prijs gaat niet halverwege je contract in, maar bij de eerste verlenging na 1 juli 2026. En bij Basic en Standaard verhoogt Microsoft tegelijk de mailboxgrootte van 50 GB naar 100 GB, dus je krijgt er ook iets voor terug.

Let op: Microsoft communiceert dit soort wijzigingen op basis van Amerikaanse tarieven, waardoor de bedragen in euro per partij iets kunnen verschillen. Vraag dus altijd de exacte prijs op voor jouw situatie in plaats van af te gaan op een percentage uit een blog. Ook dit blog.

Rekenvoorbeeld: acht medewerkers

Acht medewerkers op Business Standaard kost bij ons 112,32 euro per maand, oftewel ongeveer 1.348 euro per jaar. Datzelfde team op Business Premium kost 197,76 euro per maand, ongeveer 2.373 euro per jaar.

Het verschil is 10,68 euro per gebruiker per maand, of ongeveer 1.025 euro per jaar voor het hele team. Daarvoor krijg je Defender tegen phishing en malware, Conditional Access om te bepalen wie waarvandaan mag inloggen, en Intune om laptops en telefoons centraal te beheren en op afstand te wissen als er eentje in de trein blijft liggen.

Onze ervaring uit de praktijk: het moment waarop Premium zich terugverdient, is nooit een besparing op je licentie. Het is de eerste keer dat iemand op een phishingmail klikt en de aanvaller er door MFA plus Conditional Access alsnog niet in komt. Eén voorkomen account-overname weegt op tegen jaren verschil in licentiekosten.

En je hoeft niet iedereen op hetzelfde pakket te zetten. Directie en administratie op Premium, collega’s die alleen mailen op Basic. Dat scheelt geld en past vaak beter bij hoe mensen echt werken.

Wanneer is Basic genoeg?

Basic is genoeg als je hele team het hele jaar door in de browser werkt en niemand offline een groot Excel-bestand of een opgemaakt Word-document nodig heeft. In de praktijk zien we dat vooral bij kleine dienstverleners en bij teams die van Google Workspace komen en dat werken-in-de-browser al gewend zijn.

Het klassieke moment waarop Basic knelt: iemand moet een offerte opmaken in Word met de huisstijl van het bedrijf, of een boekhoudbestand openen dat macro’s bevat. Dan blijkt de webversie net te weinig. Upgraden kan altijd, maar het kost je wel een middag ergernis.

Wanneer heb je Premium echt nodig?

Drie situaties waarin wij Premium adviseren en niet twijfelen:

1. Je werkt met vertrouwelijke klantgegevens. Denk aan een accountantskantoor, een zorgpraktijk of een bureau dat persoonsgegevens verwerkt. Defender en Conditional Access zijn dan geen luxe.
2. Je medewerkers werken op eigen apparaten of thuis. Zonder Intune weet je niet welke laptop toegang heeft tot je bedrijfsdata, en kun je bij verlies of diefstal niets op afstand wissen.
3. Je valt onder de Cyberbeveiligingswet. Vanaf 15 augustus 2026 geldt de Nederlandse uitwerking van NIS2. Bedrijven die eronder vallen moeten kunnen aantonen hoe toegangsbeheer, apparaatbeheer en incidentdetectie geregeld zijn. Met Premium heb je daar de instrumenten voor; met Basic moet je dat verhaal ergens anders vandaan halen. Wat de wet precies van je vraagt lees je in ons artikel over de Cyberbeveiligingswet en het MKB.

Ook een cyberverzekeraar vraagt er tegenwoordig steeds vaker expliciet naar. Dan is Premium niet zozeer een keuze als wel een voorwaarde.

Wat geen enkel pakket voor je regelt

Hier gaat het bij veel MKB-bedrijven mis, en het staat los van welk pakket je kiest.

Microsoft maakt geen back-up van jouw mail en bestanden. Niet in Basic, niet in Standaard, niet in Premium. Permanent verwijderde mail is standaard na 14 dagen weg en de prullenbak van SharePoint en OneDrive leegt na 93 dagen. Wij bieden Datto SaaS Protection als aanvullende dienst; waarom dat nodig is, leggen we uit in Microsoft 365 back-up: waarom Microsoft jouw e-mail en bestanden niet bewaart.

Geen enkel pakket traint je medewerkers. Defender vangt veel weg, maar de mail die er wel doorheen komt, is precies de mail die overtuigend genoeg was. Daarom hoort security awareness training erbij: gesimuleerde phishing plus korte modules, volledig beheerd, voor 2,00 euro per gebruiker per maand. Het klikpercentage halveert doorgaans binnen drie maanden.

En geen enkel pakket lost gedeelde wachtwoorden op. Zolang het wachtwoord van de webshop in een groepsapp of een Excel-bestand staat, heb je een gat dat MFA niet dicht. Daar is een zakelijke wachtwoordmanager voor, met dezelfde per-gebruiker-per-maand-logica als je Microsoft-licenties.

Zo kies je in drie vragen

1. Heeft iedereen Word en Excel op de laptop nodig? Nee: Basic. Ja: minimaal Standaard.
2. Werken mensen op eigen apparaten, thuis, of met gevoelige gegevens? Ja: Premium.
3. Moet je aan iemand kunnen laten zien hoe je beveiliging geregeld is (klant, verzekeraar, of straks de wet)? Ja: Premium.

Kom je van een gewone hostingmailbox, dan hoort daar nog een migratie bij. Hoe dat traject eruitziet, van tenant tot MX-records, staat in onze uitgebreide gids over Microsoft 365 implementatie en migratie voor het MKB.

Veelgestelde vragen over Microsoft 365 Business-pakketten