Cloud werkplek kosten: wat betaal je per gebruiker per maand?

Een cloud werkplek klinkt als één product, maar op de factuur bestaat hij uit vier of vijf onderdelen. De licentie van Microsoft is het bekendste en vaak het kleinste deel. In dit artikel zetten we alle onderdelen op een rij, met echte prijzen, en rekenen we uit wat een werkplek voor een team van vijf per maand kost.

Wat is een cloud werkplek?

Met een cloud werkplek staan je mail, bestanden en programma's niet op een server op kantoor, maar online. Bij het mkb is dat in de praktijk bijna altijd Microsoft 365: Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint, met de Office-apps op je laptop. Je logt in met je werkaccount en kunt overal verder waar je gebleven was.

Dat maakt het werk makkelijker, maar het beheer verdwijnt niet. Iemand moet accounts aanmaken en weghalen, de beveiliging instellen, een back-up regelen en je collega's leren een phishingmail te herkennen. Dat is waar het verschil in kosten zit.

De onderdelen van de rekensom

1. De Microsoft 365-licentie

Per gebruiker betaal je een licentie. Bij PC Patrol kosten de gangbare zakelijke licenties per gebruiker per maand, exclusief btw:

• Business Basic: €6,72. Mail, Teams en OneDrive, met de Office-apps alleen in de browser en op je telefoon.
• Business Standaard: €14,04. Hetzelfde plus de volledige Office-apps op je laptop.
• Business Premium: €24,72. Daarnaast uitgebreide beveiliging en apparaatbeheer met Intune.

Welke licentie past, lees je op onze pagina over Microsoft 365 voor je bedrijf. Twijfel je over Premium, dan helpt Intune voor het mkb bij de afweging.

2. Beheer

De licentie geeft je de software, niet iemand die hem instelt. Denk aan MFA aanzetten voor iedereen, een nieuwe collega toevoegen, een vertrokken collega netjes afsluiten en controleren of de beveiligingsinstellingen nog kloppen. Zelf doen kost tijd, en dat is precies de tijd die bij een klein bedrijf meestal ontbreekt.

3. Back-up van mail en bestanden

Microsoft bewaart verwijderde mail en bestanden maar een beperkte tijd. Een echte back-up, die je maanden later nog kunt terugzetten, is een apart onderdeel. Meer daarover in back-up uitbesteden: wat je overdraagt en wat het kost.

4. Security awareness training

De meeste inbraken beginnen met een collega die op een link klikt. Een korte, doorlopende training per gebruiker verkleint die kans. Wat dat oplevert en kost, lees je in security awareness training voor het mkb.

5. Wat er meestal niet in zit

Laptops, telefoons, printers en het netwerk op kantoor vallen buiten de meeste werkplekpakketten. Reken die apart, en schrijf hardware af over een paar jaar in plaats van het in één maand te laten meetellen.

Het bijhouden van die laptops (updates, monitoring, hulp op afstand) kun je apart regelen met Werkplekbeheer.

Rekenvoorbeeld: een team van vijf

Stel: je hebt vijf medewerkers, iedereen werkt met de Office-apps op een laptop, en je wilt beheer, back-up en training geregeld hebben. Met het Zorgeloos Werkplek-pakket ziet de rekensom er zo uit, per maand en exclusief btw:

• Zorgeloos Werkplek: €89 plus €20 per gebruiker, dus €89 + 5 × €20 = €189. Daarin zitten Microsoft 365-beheer, MFA, back-up van mail en bestanden, training per gebruiker, en beheer van je website.
• Licenties Business Standaard: 5 × €14,04 = €70,20.
• Totaal: €259,20 per maand, ofwel ongeveer €52 per medewerker.

Kies je voor Business Premium, dan worden de licenties 5 × €24,72 = €123,60 en kom je uit op €312,60 per maand, ongeveer €63 per medewerker.

Zelf doen of uitbesteden?

Alleen de licenties afnemen is goedkoper op papier. Het verschil betaal je in tijd en in risico: een account van een oud-medewerker dat nog openstaat, een back-up die nooit is gemaakt, of een collega die zijn wachtwoord invult op een nagemaakte inlogpagina. Voor een team zonder eigen IT'er is het de vraag wie dat werk nu doet, en of diegene daar tijd voor heeft.

Uitbesteden loont vooral als:

• er niemand is die er structureel tijd voor heeft;
• je opdrachtgevers vragen hoe je je IT beveiligt;
• je nu voor hosting, mail en back-up met verschillende partijen werkt.

Online werkplek, werken in de cloud, ICT-kosten per werkplek

"Online werkplek kosten" en "werken in de cloud kosten" zijn in de praktijk dezelfde rekensom als cloud werkplek. Je telt de Microsoft 365-licentie, beheer, back-up en optioneel training bij elkaar. Laptops en ander hardware vallen erbuiten; die reken je apart.

"ICT-kosten per werkplek per jaar" is die maandbedragen keer twaalf, plus eenmalige inrichting. In het rekenvoorbeeld hierboven komt een team van vijf met Zorgeloos Werkplek en Business Standaard uit op €259,20 per maand, ofwel ongeveer €52 per medewerker. Op jaarbasis is dat ongeveer €624 per werkplek, nog zonder eenmalige setup. Kies je Business Premium in datzelfde voorbeeld, dan ligt het rond de €63 per medewerker per maand. Wil je het beheer uitbesteden, kijk naar werkplekbeheer. Voor de licenties zelf zie Microsoft 365.

Kort samengevat

Een cloud werkplek kost meer dan alleen de licentie. Reken licentie, beheer, back-up en training samen, en houd hardware apart. Voor een team van vijf kom je met beheer inbegrepen rond de €52 per medewerker per maand uit. Wil je weten wat het voor jouw situatie kost? Bekijk de Zorgeloos-pakketten of neem contact op.

Veelgestelde vragen