Back-up uitbesteden: wat je overdraagt en wat het kost

Een back-up regel je meestal één keer en daarna kijkt niemand er meer naar. Tot er iets weg is. Dan blijkt de plug-in al maanden te falen, of staat de kopie op dezelfde server als de site die net gehackt is. Back-up uitbesteden lost dat op, mits je weet wat je precies overdraagt. In dit artikel lees je wat een partij voor je kan overnemen, wat je altijd zelf blijft doen en waar je op let voordat je tekent.

Wat valt er eigenlijk onder "de back-up"?

Bij de meeste bedrijven gaat het om twee dingen die los van elkaar staan:

• Je website: de bestanden en de database. Die staan bij je hostingpartij.
• Je mail en bestanden in Microsoft 365: mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams. Die staan bij Microsoft.

Het misverstand zit vaak in het tweede deel. Microsoft houdt je gegevens beschikbaar, maar maakt geen back-up in de zin van een losse kopie die je maanden later nog kunt terugzetten. Een verwijderde mail of een overschreven map haal je maar een beperkte tijd terug uit de prullenbak. Hoe dat precies zit, lees je in waarom Microsoft je e-mail en bestanden niet bewaart.

Wat een partij voor je overneemt

Als je de back-up uitbesteedt, hoort de partij in elk geval dit te regelen:

• De back-up maken, automatisch en op een vast moment. Voor een website is dagelijks de norm.
• De kopie ergens anders bewaren dan waar het origineel staat. Een back-up op dezelfde server gaat mee onderuit bij een hack of een defecte schijf.
• Bewaken of het gelukt is. Een mislukte back-up geeft geen foutmelding op je scherm. Iemand moet het logboek lezen.
• Terugzetten als het nodig is, van één bestand tot de hele site of mailbox.
• Af en toe testen of een terugzetting echt werkt. Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname. Hoe je dat test, staat in back-up testen: zo weet je zeker dat je site terugkomt.

Wat je altijd zelf blijft doen

Uitbesteden betekent niet dat je er nooit meer over na hoeft te denken. Drie dingen blijven bij jou:

• Beslissen wat belangrijk is. Welke mailboxen, welke sites, en hoe lang je iets terug wilt kunnen halen. Een boekhouder heeft andere eisen dan een webshop.
• Melden dat er iets weg is. Hoe eerder je belt, hoe dichter de laatste goede kopie bij het moment van de fout ligt.
• Een nieuwe medewerker of site doorgeven. Een mailbox die niet in de back-up zit, wordt ook niet teruggezet.

Waar je op let voordat je tekent

Stel de partij deze vragen. Een goede aanbieder heeft op elk een kort, concreet antwoord.

1. Hoe lang bewaren jullie de back-ups? Dertig dagen is gangbaar voor een website. Korter is krap: een hack wordt vaak pas na een paar weken ontdekt.
2. Waar staat de kopie? Op een andere server, liefst in een ander datacenter, en binnen de EU als het om persoonsgegevens gaat.
3. Zit Microsoft 365 erbij, of alleen de website? Veel hostingpakketten dekken alleen de site.
4. Wat kost terugzetten? Sommige partijen rekenen per keer. Dan ga je twijfelen of je het wel vraagt.
5. Hoe snel reageren jullie als er iets weg is? Vraag of dat in een SLA staat, en niet alleen in de verkooptekst.
6. Kunnen jullie aantonen dat het werkt? Voor bedrijven die onder de Cyberbeveiligingswet leveren is dat geen luxe: opdrachtgevers vragen er steeds vaker om. Zie een restoretest aantonen.

Wat kost back-up uitbesteden?

Losse back-updiensten rekenen meestal per website of per gebruiker, en dan heb je voor je site en je Microsoft 365 al snel twee leveranciers met elk een eigen factuur en een eigen inlog. Vaak is het goedkoper en overzichtelijker om de back-up mee te nemen in het beheer dat je toch al uitbesteedt.

Bij de Zorgeloos-pakketten van PC Patrol zit de back-up standaard in het pakket:

• Online (€49 per maand, excl. btw): dagelijkse back-up van je website, 30 dagen bewaard, plus updates en beveiliging.
• Werkplek (€89 per maand plus €20 per gebruiker, excl. btw): daarnaast een back-up van mail en bestanden in Microsoft 365 voor elke gebruiker.

Wat er precies onder het beheer valt en hoe snel we reageren, lees je in de SLA bij de Zorgeloos-pakketten.

Kort samengevat

Back-up uitbesteden is vooral een kwestie van weten wat je overdraagt. Zorg dat je website én Microsoft 365 erin zitten, dat de kopie ergens anders staat, dat iemand controleert of het gelukt is en dat je vooraf weet wat terugzetten kost. Twijfel je of jouw huidige back-up dat allemaal doet? Neem contact op, dan kijken we mee.