Nextcloud voor je bedrijf: eigen server als alternatief voor Google Drive

Waarom een bedrijf Nextcloud op een eigen VPS draait

Google Drive en Dropbox werken prima, tot iemand vraagt waar de klantdossiers precies staan, wie erbij kan en hoe lang ze bewaard blijven. Met Nextcloud op een eigen VPS beantwoord je die vragen zelf. Je bepaalt in welk datacenter de bestanden staan, welke medewerker welke map ziet en wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat. Voor bedrijven die met persoonsgegevens werken, zoals adviesbureaus, zorgpraktijken en accountants, is dat vaak de reden om over te stappen.

Zoek je een eenvoudige privé-cloud voor jezelf of je gezin? Dan is dit artikel te zwaar. Lees dan onze gids Nextcloud voor particulieren, met een afgeslankt stappenplan.

Wat een zakelijke Nextcloud anders maakt

Technisch is het dezelfde software. Het verschil zit in wat je eromheen regelt.

Gebruikers en rechten

Maak groepen per afdeling of team en geef mappen rechten per groep, niet per persoon. Een nieuwe collega zet je dan in de juiste groep en heeft meteen toegang tot wat hij nodig heeft. Gaat iemand weg, dan schakel je het account uit en draag je de bestanden over aan een collega. Wil je dat medewerkers inloggen met hun bestaande account, dan kan Nextcloud koppelen met LDAP of een identity provider via SAML of OpenID Connect.

Delen met klanten

Deel bestanden met mensen buiten je bedrijf via een link met wachtwoord en vervaldatum. Zo hoeft een klant geen account aan te maken, en staat het bestand na afloop niet meer open. Leg in een afspraak vast wie links naar buiten mag maken.

Tweestapsverificatie verplicht

Zet tweestapsverificatie voor alle gebruikers aan en dwing sterke wachtwoorden af in de beveiligingsinstellingen. Een gelekt wachtwoord geeft anders toegang tot de bestanden van het hele bedrijf.

AVG en de verwerkersovereenkomst

Draai je Nextcloud op een server die je huurt, dan is je hostingpartij een verwerker van de persoonsgegevens in die bestanden. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij. Daarin staat waar de data staat, wie erbij kan en wat er gebeurt bij een datalek. Bij PC Patrol staan de servers in EU-datacenters in Duitsland en Finland, en wij beheren ze zelf. Op onze pagina Vertrouwen en AVG vind je de verwerkersovereenkomst, onze subverwerkers en ons back-upbeleid.

Leg daarnaast intern vast hoe lang je bestanden bewaart. Nextcloud kan bestanden na een bepaalde tijd automatisch verwijderen of archiveren, zodat je niet meer bewaart dan nodig is.

Wat je nodig hebt

Voor een team tot ongeveer twintig mensen volstaat een VPS met 4 GB RAM en genoeg schijfruimte voor je bestanden plus groei. Gebruik een actuele Linux-distributie zoals Ubuntu of Debian. Verder heb je nodig:

• een eigen domeinnaam, bijvoorbeeld cloud.jouwbedrijf.nl;
• een geldig TLS-certificaat, bijvoorbeeld van Let's Encrypt;
• een firewall die alleen SSH en webverkeer doorlaat;
• een database: MariaDB of PostgreSQL;
• Redis voor caching, zodat Nextcloud ook met meer gebruikers vlot blijft.

Zo'n server kun je bij ons als Cloud VPS huren.

Stap voor stap installeren

De basis bestaat uit een webserver, een database en PHP. Veelgebruikte combinaties zijn Nginx of Apache met MariaDB of PostgreSQL. Is de server ingericht, dan download je de nieuwste versie van Nextcloud, pak je hem uit in de webroot en start je de installatie in de browser. In die wizard maak je een beheeraccount aan, koppel je de database en kies je de datamap. Zet die datamap buiten de publieke webroot, anders zijn bestanden bij een fout in de configuratie direct van buitenaf op te vragen.

Daarna:

• stel je de achtergrondtaken in als cronjob in plaats van via AJAX;
• koppel je Redis voor caching en bestandsvergrendeling;
• loop je de beveiligingscontrole in het beheerscherm na tot er geen waarschuwingen meer staan.

Back-ups: niet op dezelfde server

Een back-up die op dezelfde server staat, ben je kwijt als die server uitvalt of gehackt wordt. Maak daarom elke nacht een back-up van de datamap, de database en het configuratiebestand, en zet die op een andere plek. Test ook af en toe of je hem terug kunt zetten: een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een aanname. Hoe je dat aanpakt lees je in onze VPS-back-upstrategie.

Updates en beheer

Nextcloud brengt regelmatig beveiligingsupdates uit, en het besturingssysteem ook. Wie die bijhoudt, moet je vooraf afspreken. In een klein bedrijf gebeurt het anders niet, tot er iets misgaat.

Je hebt twee keuzes:

• Zelf beheren. Je hebt iemand in huis die Linux kent, updates bijhoudt en de back-ups controleert. Dan is een kale Cloud VPS genoeg.
• Het beheer uitbesteden. Wij houden de server bij en doen de updates; dagelijkse back-ups bestel je er optioneel bij. Jij en je collega's gebruiken alleen Nextcloud. Dat heet bij ons Cloud VPS met beheer.

Nextcloud naast Microsoft 365 of Google Workspace

Je hoeft niet alles in één keer over te zetten. Veel bedrijven beginnen met de bestanden in Nextcloud en houden e-mail en agenda voorlopig waar ze zijn. Nextcloud kan ook externe opslag koppelen, zodat collega's in de overgangsperiode beide omgevingen vanuit één scherm zien. Werk je veel met foto's en video's, kijk dan ook naar Immich zelf hosten, dat daar specifiek voor gemaakt is.

Wanneer is Nextcloud de juiste keuze voor je bedrijf?

Nextcloud past als je:

• met gevoelige klantdata werkt en wilt kunnen aantonen waar die staat;
• grote bestanden deelt, zoals ontwerpen of video;
• niet per gebruiker per maand wilt betalen voor opslag;
• je samenwerking zelf wilt inrichten in plaats van je aan te passen aan een standaardpakket.

Twijfel je of je het zelf wilt beheren, of wil je weten wat een server voor jouw team nodig heeft? Neem contact met ons op, dan denken we mee.