Zakelijke e-mail: bij je hosting of Microsoft 365?

Je hebt acht medewerkers en acht mailadressen op je eigen domein. Die draaien al jaren bij je hostingpakket, want daar zaten ze gewoon bij. Tot een offerte in de spambox van een klant belandt. Of tot een collega vertrekt en je je afvraagt wie er eigenlijk nog bij die mailbox kan. Op zo’n moment komt de vraag boven: moet onze zakelijke e-mail eigenlijk niet naar Microsoft 365?

Het eerlijke antwoord: werk je met een of twee mensen en gebruik je e-mail vooral om berichten te versturen en te ontvangen, dan is een mailbox bij je hosting prima. Vanaf ongeveer drie tot vijf medewerkers, of zodra je agenda’s deelt, op je telefoon werkt en gevoelige gegevens verstuurt, zet je je e-mail beter bij Microsoft 365. En er is een middenweg die bijna niemand noemt: Exchange Online Plan 1, alleen zakelijke e-mail, agenda en contacten van Microsoft, bij ons 4,44 euro per gebruiker per maand, terwijl je website gewoon bij je hosting blijft staan.

Wat je krijgt bij een mailbox van je hosting

Bij vrijwel elk webhostingpakket zit e-mail op je eigen domein inbegrepen. Bij onze managed webhosting vanaf 12,00 euro per maand maak je zelf mailadressen aan in Plesk, met webmail erbij, en stel je ze in op je telefoon en in Outlook.

Dat werkt. Het is voordelig, het is jouw domein, en voor een eenmanszaak of een klein team dat vooral mailt is er weinig reden om iets anders te doen. Wie zegt dat hostingmail per definitie amateuristisch is, verkoopt je iets.

Waar het aan ontbreekt, is beheer. Een hostingmailbox is een postbus, geen werkplek. Er is geen centraal overzicht van wie welke mailbox heeft, geen tweestapsverificatie op de mailbox zelf, geen gedeelde agenda die op ieders telefoon synchroniseert, en geen knop om bij vertrek van een medewerker in een keer alle toegang in te trekken.

Wat Microsoft 365 daar bovenop doet

Microsoft 365 verplaatst je mail naar Exchange Online en zet er beheer omheen. In gewone taal: je krijgt er een schakelbord bij.

• Multi-factor authenticatie (MFA) op elk account, zodat een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg is om binnen te komen.
• Gedeelde agenda’s, contacten en gedeelde postvakken zoals info@ of administratie@, die op elk apparaat gelijk lopen.
• Centraal gebruikersbeheer. Iemand in dienst: account aan. Iemand uit dienst: account uit, mail doorgezet naar een collega, telefoon losgekoppeld.
• 50 GB mailbox per gebruiker en ingebouwde spam- en malwarefiltering.
• Betere afleverbaarheid. Microsoft heeft een sterke reputatie als afzender, waardoor je mail minder snel in de spambox van je klant belandt.

Dat laatste punt is geen automatisme. Je moet SPF, DKIM en DMARC alsnog goed instellen, waar je mail ook staat. Hoe dat werkt, leggen we uit in ons artikel over SPF, DKIM en DMARC voor het MKB.

De rekensom voor acht medewerkers

Laten we eerlijk zijn over het geld, want dat is meestal waar het op vastloopt.

• Alles bij je hosting: managed webhosting Starter is 12,00 euro per maand, ongeveer 144 euro per jaar, met de mailboxen inbegrepen. Of je nu drie of tien mailadressen aanmaakt.
• Exchange Online Plan 1: 8 x 4,44 euro is 35,52 euro per maand, ongeveer 426 euro per jaar. Je hosting voor de website loopt daarnaast gewoon door.
• Business Standaard: 8 x 14,04 euro is 112,32 euro per maand, ongeveer 1.348 euro per jaar. Dan heb je er Word, Excel, Outlook, Teams en 1 TB OneDrive per persoon bij.

Alle bedragen zijn exclusief btw en per maand opzegbaar. En ja: hostingmail is duidelijk goedkoper. Dat is geen schande, dat is rekenen. Let wel op dat je hosting blijft doorlopen zodra je je mail verhuist, want je website moet ergens draaien. De eerlijke vraag is dus niet wat het verschil is, maar of die ongeveer 426 euro per jaar extra, zo’n 53 euro per medewerker per jaar, je die tweestapsverificatie, dat centrale beheer en die gedeelde agenda’s waard is. Welk pakket daarna bij je past, lees je in onze vergelijking van Business Basic, Standaard en Premium.

Vier momenten waarop hostingmail knelt

Uit onze praktijk sinds 2010, met inmiddels 855+ domeinen in beheer, komt hetzelfde rijtje steeds terug. Zit je hier in, dan is verhuizen geen luxe meer.

1. Er vertrekt iemand. Bij hostingmail betekent toegang tot een mailbox vaak toegang tot het hostingpaneel. Je kunt de sleutel van de mailbox niet innemen zonder de sleutel van de hele hosting te wisselen.
2. Iemand klikt op een phishingmail. Zonder MFA is een gestolen wachtwoord meteen een overgenomen mailbox, en dan gaan er facturen met een ander rekeningnummer namens jou de deur uit.
3. Je site ligt eruit. Staat je mail op dezelfde plek, dan ligt je mail er tegelijk uit. Precies op het moment dat je je klanten wilt laten weten wat er aan de hand is.
4. Je werkt met vertrouwelijke gegevens. Denk aan personeelsdossiers, medische informatie of klantgegevens. Vanaf 15 augustus 2026 geldt de Nederlandse Cyberbeveiligingswet (de uitwerking van NIS2). Valt je bedrijf daaronder, dan moet je kunnen laten zien hoe toegangsbeheer geregeld is. Bij een mailbox in Plesk heb je dat verhaal niet.

De middenweg die bijna niemand noemt

De meeste vergelijkingen zetten hostingmail tegenover het volledige Microsoft-pakket met Word en Excel erbij. Alsof je moet kiezen tussen 144 euro en 1.348 euro per jaar. Dat is een schijnkeuze.

Exchange Online Plan 1 geeft je alleen de zakelijke e-mail, agenda en contacten van Microsoft: MFA, 50 GB per mailbox, gedeelde postvakken en centraal beheer. Geen Office-apps, geen Teams, geen OneDrive. Bij ons 4,44 euro per gebruiker per maand.

Voor een bedrijf dat tevreden is met zijn huidige software en alleen zijn e-mail op orde wil hebben, is dat vaak precies genoeg. Je website blijft staan waar hij staat, je krijgt er geen tweede leverancier bij, en alles komt op een Nederlandse factuur. Werken jullie later toch meer samen in documenten, dan schaal je per gebruiker op naar Business Standaard of Premium.

Wat allebei niet voor je regelen

Twee dingen die je nergens cadeau krijgt, en waar wij mensen het vaakst op zien struikelen.

Er is geen back-up van je mail. Niet bij je hosting en ook niet bij Microsoft. Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien, maar bewaart jouw inhoud niet voor je: permanent verwijderde mail is standaard na 14 dagen weg. Wij bieden daar Datto SaaS Protection voor aan als aanvullende dienst. Waarom dat nodig is, staat in Microsoft 365 back-up: waarom Microsoft jouw e-mail en bestanden niet bewaart.

Geen enkel pakket traint je medewerkers. Filters vangen veel weg, maar de mail die er doorheen komt is precies de mail die overtuigend genoeg was. Daarom hoort security awareness training erbij: gesimuleerde phishing plus korte modules, volledig beheerd, voor 2,00 euro per gebruiker per maand. Het klikpercentage halveert doorgaans binnen drie maanden.

Verhuizen zonder downtime: zo gaat dat

De grootste angst die we horen is dat er tijdens de overstap mail verdwijnt. Dat hoeft niet te gebeuren. Dit is de volgorde die wij aanhouden:

1. Inventariseren. Welke mailadressen bestaan er, welke zijn echt in gebruik, en welke kunnen doorstuuradres worden in plaats van een betaalde licentie.
2. Tenant inrichten. We zetten de Microsoft 365-omgeving klaar, koppelen je domein en zetten MFA en de basisbeveiliging meteen goed.
3. Mail kopiëren. Bestaande mail, agenda’s en contacten worden gekopieerd terwijl je oude mailbox gewoon blijft werken. Je merkt hier niets van.
4. MX-records omzetten. Meestal buiten kantooruren. Vanaf dat moment komt nieuwe mail binnen bij Microsoft.
5. Nalopen. Telefoons en Outlook instellen, SPF, DKIM en DMARC controleren, en de oude mailboxen nog even laten staan als vangnet.

Bij ons zit die migratie standaard bij de dienst inbegrepen. Je belt met een Nederlandse specialist die jouw situatie kent, op werkdagen tussen 9 en 17 uur, via telefoon, WhatsApp of mail.

Veelgestelde vragen over zakelijke e-mail