Recht op vergetelheid technisch vertalen naar je database
Het recht op vergetelheid uit de AVG klinkt juridisch, maar vraagt vooral om slimme technische keuzes in je databaseontwerp. Veel organisaties ontdekken pas laat dat gegevens overal verspreid staan: in tabellen, logging, exports en testomgevingen. Wie geen helder datamodel en bewaarbeleid heeft, kan verzoeken tot verwijdering nauwelijks correct afhandelen.
Dataminimalisatie en verwijderbare identifiers
De eerste stap is dataminimalisatie. Sla alleen persoonsgegevens op die je echt nodig hebt en vermijd vrije tekstvelden waarin gebruikers gevoelige data kunnen invoeren. Kies daarnaast voor een architectuur waarin directe identifiers, zoals e-mailadres of klantnummer, centraal en verwijderbaar zijn. Koppel andere tabellen via een interne sleutel die je bij een vergeetverzoek kunt anonimiseren of verwijderen. Wanneer je een staging of testomgeving gebruikt, zorg dan dat deze een geanonimiseerde kopie van de productieomgeving bevat. In onze blog over het anoniem maken van een WordPress database voor staging leggen we uit hoe je dat veilig doet.
Soft delete, hard delete en anonimiseren combineren
Alleen een soft delete vlag in je database zetten is onvoldoende voor het recht op vergetelheid. In veel gevallen wil je bedrijfsstatistieken behouden zonder dat deze nog tot een persoon te herleiden zijn. Dat vraagt om een combinatie van hard delete en gerichte anonimisering per gegevenstype.
Praktische strategie voor verwijdering per gegevenstype
Bepaal per kolom of volledige verwijdering nodig is of dat anonimisering volstaat. Voor namen, e-mailadressen en telefoonnummers is hard delete meestal vereist. Voor analytische gegevens kun je vaak volstaan met het verwijderen van IP-adressen en gebruikersid’s, zodat de records niet meer tot een persoon herleidbaar zijn. Zorg dat je applicatielaag duidelijke functies heeft voor forget requests, zodat ontwikkelaars niet zelf queries hoeven te bedenken. Documenteer vervolgens in je verwerkingsregister welke systemen geraakt worden en hoe lang restdata, zoals technische logs, nog bewaard blijven.
Backups en het recht op vergetelheid
De grootste uitdaging zit vaak in backups. Backups zijn bedoeld als momentopname om systemen te kunnen herstellen, maar bevatten onvermijdelijk ook persoonsgegevens van vóór een vergeetverzoek. Volledige herbewerkingen van alle backups zijn praktisch onhaalbaar, dus je hebt een AVG-proof strategie nodig die juridisch en technisch verdedigbaar is.
Retentionbeleid, encryptie en herstelprocedure
Begin met een strikt retentionbeleid: bewaar niet langer dan noodzakelijk en segmenteer productie, test en archiefbackups. Versleutel al je backups en beperk de toegang tot een klein aantal bevoegde medewerkers. In een eerder artikel over het belang van backups maken gingen we al in op het nut van een goede backupstrategie. Voor het recht op vergetelheid is vooral van belang dat je vastlegt dat persoonsgegevens in backups niet meer voor normale verwerking worden gebruikt en alleen bij een incident worden teruggezet. Wanneer een backup wordt teruggezet, moet je procedure voorschrijven dat eerder ingediende vergeetverzoeken opnieuw worden uitgevoerd, bijvoorbeeld via een geautomatiseerd script dat alle openstaande verzoeken nogmaals toepast.
Procesinrichting en samenwerking met je hostingpartner
Techniek alleen is niet genoeg. Zonder heldere processen loop je het risico dat vergeetverzoeken blijven liggen of onvolledig worden uitgevoerd. Documenteer welke stappen je zet, wie verantwoordelijk is en binnen welke termijn een verzoek is afgehandeld. Controleer regelmatig of je procedures aansluiten bij de actuele AVG-richtsnoeren en pas je documentatie aan wanneer je architectuur wijzigt.
Afstemming met hosting en ondersteuning door specialisten
Omdat veel data op servers van een externe hostingprovider staan, is goede afstemming cruciaal. Leg in je verwerkersovereenkomst vast hoe backups, logging en monitoring omgaan met persoonsgegevens en vergeetverzoeken. Bij PC Patrol helpen we organisaties bij het inrichten van veilige hosting en databaseomgevingen die rekening houden met het recht op vergetelheid. Meer informatie over onze oplossingen en aanpak vind je op de pagina over managed webhosting, of neem direct contact op via onze contactpagina om jouw situatie te bespreken.