Waarom de keuze voor je e-mailhosting belangrijk is
Veel ondernemers zetten hun eerste stappen online door een domein te registreren en daar meteen zowel hun website als e-mail op te laten draaien. Dat is logisch en vaak ook de standaard bij veel hostingpakketten. Toch is het de moeite waard om goed na te denken of je e-mail op dezelfde server als je website moet hosten, of dat een aparte oplossing slimmer is. Bij PC Patrol krijgen we deze vraag regelmatig, omdat de keuze direct invloed heeft op betrouwbaarheid, veiligheid en beheer.
De voordelen van e-mail op dezelfde server als je website
Het grootste voordeel van e-mail op dezelfde server is gemak. Je hebt één pakket, één factuur en vaak een centrale beheeromgeving om zowel je website als e-mailaccounts in te richten. Voor kleinere websites en startende ondernemers is dit een laagdrempelige oplossing. Je hoeft geen aparte DNS-records te beheren voor externe mailproviders en het opzetten van nieuwe mailboxen gaat meestal snel via het controlepaneel van je webhosting.
Daarnaast kan het kostenvoordeel aantrekkelijk zijn. Veel webhostingpakketten bieden een aantal mailboxen standaard inbegrepen, waardoor je geen extra abonnement hoeft af te sluiten voor een aparte maildienst. Zeker in de beginfase, waarin elke euro telt, kan dit een prima keuze zijn. Op onze pagina over managed webhosting leggen we uit hoe dit in de praktijk werkt en welke mogelijkheden je daarbij hebt.
De risico’s en nadelen van gedeelde e-mail- en webhosting
Waar gemak en kostenvoordeel zijn, zitten ook nadelen. Een belangrijk risico is dat je single point of failure creëert. Als de server waar je website op draait uitvalt, ligt vaak direct ook je e-mailverkeer stil. Voor organisaties die afhankelijk zijn van e-mail voor offertes, support en facturatie kan dat grote impact hebben. Je bedrijfscommunicatie valt dan tegelijk met je website weg.
Deliverability, reputatie en veiligheid
Een ander aandachtspunt is e-maildeliverability. Deel je de server met andere klanten, dan deel je vaak ook het IP-adres waarmee e-mail wordt verstuurd. Als een andere klant op dezelfde server gaat spammen, kan het IP-adres op een blacklist terechtkomen. Gevolg: jouw legitieme mails belanden in de spamfolder of komen helemaal niet aan. In een eerder artikel over SPF, DKIM en DMARC laten we zien hoe je je e-mail technisch beter kunt beveiligen en je reputatie beschermt, maar een aparte mailomgeving helpt daar ook bij.
Ook qua veiligheid speelt deze keuze een rol. Bij een hack of malware-infectie op je website kan de aanvaller soms ook toegang krijgen tot jouw e-mailomgeving als die op dezelfde server draait. Loskoppeling van systemen beperkt de schade wanneer er ergens iets misgaat. Zeker als je met privacygevoelige klantgegevens werkt of onder strenge AVG-eisen valt, is dit een belangrijk argument.
Wanneer kies je voor een aparte e-mailoplossing?
Een aparte mailserver of een professionele dienst zoals Microsoft 365 is vooral interessant zodra e-mail bedrijfskritisch wordt. Denk aan organisaties met meerdere medewerkers, afdelingen en veel klantcontact via e-mail. Je profiteert dan van hogere beschikbaarheid, betere spamfiltering en een sterkere focus op beveiliging. Via onze pagina over Microsoft 365 lees je hoe zo’n oplossing je mail en samenwerking naar een hoger niveau tilt.
De rol van schaalbaarheid en groei
Denk bij je keuze ook na over de toekomst. Verwacht je dat je organisatie gaat groeien, meer mailboxen nodig heeft of complexe rechtenstructuren wilt instellen, dan loop je met standaard e-mail op je webserver al snel tegen grenzen aan. Een gesplitste architectuur, waarbij je website op een webhostingpakket draait en je e-mail op een aparte professionele dienst, biedt dan meer flexibiliteit. Zo voorkom je dat je later halsoverkop moet migreren, precies op het moment dat je bedrijf het druk heeft en je geen uitval kunt gebruiken.
De beste keuze hangt dus af van fase, risicoacceptatie en groeiplannen. Door nu bewust te kiezen tussen gedeelde of gescheiden e-mail- en webhosting, leg je een stabiele basis onder je online communicatie en zorg je dat jouw bedrijf bereikbaar blijft, ook als er technisch iets misgaat.